אישורי הגעה לחתונה – מדוע זה כל כך כדאי?

עולם החתונות רק הולך ומשתדרג עם השנים, דבר שמתבטא בכל היבט הקשור בהן. כניסות חופה מקוריות, עיצובי חופה מרהיבים, אטרקציות ופינות הפעלה לאורחים, ואפילו אלמנטים טכנולוגיים שעוזרים בכל ההכנות שמסביב. אחד מהאלמנטים היותר שימושיים מבחינה הזאת הוא זה שמתעסק בכל נושא אישורי ההגעה לאירוע. כיום ניתן למצוא מערכות ואפליקציות דיגיטליות אשר מציעות מגוון כלים ואפשרויות לארגון וניהול האירוע, כאשר אישורי הגעה נחשבים לגולת הכותרת בהן. על מה בדיוק מדובר ומדוע כדאי גם לכם להשכיל ולהשתמש באותן מערכות בתכנון החתונה שלכם? להלן התשובות.  

מערכת אישורי הגעה לחתונה – האם זה באמת שווה את הכסף?

לארגן חתונה בימינו זה עניין יקר למדי, מה שגורם לכל חתן וכלה לרצות לדעת בדיוק מה תהיה העלות הכספית שיוציאו. הדרך לפגוע בהערכות הללו ככל שניתן טמונה בידיעה של מספר המוזמנים המדוייק שיגיעו לחתונה, וזאת באמצעות אישורי הגעה. כך ניתן לדעת לכמה מנות להתחייב בפני אולם או גן האירועים, כיצד לארגן את המתחם מבחינת מקומות הישיבה וכו'.

עליכם לקחת בחשבון כי במידה ויגיעו יותר אנשים מהצפוי, המקום יהיה צפוף מידי אל מול התכנון המקורי, לא יהיו די מלצרים על מנת לעמוד בעומס, תצטרכו "לפתוח שולחנות" בעיכוב ותאבדו שליטה על הנעשה. למעשה, תשלמו על החתונה הרבה יותר ממה שצפיתם ואתם עשויים לסיים את היום המרגש בתחושת תסכול. לחלופין, במידה ושיערתם שיעור הגעה מסוים והגיעו הרבה פחות מוזמנים ממה שצפיתם, הרי שהאירוע יראה ריק ולא מכובד וגם תאבדו הרבה מאוד כסף על הדרך.

ביצוע אישורי הגעה לחתונה חשובה גם מעוד מספר היבטים. עליכם לזכור כי חתונה היא דבר אינטימי וכי שליחת הזמנה בשיטת "שגר ושכח" עשויה לגרום למספר מוזמנים רב מדי להחליט שלא להגיע לאירוע שלכם. ווידוא אישור הגעה לאירוע מחזק את הקשר האישי עם המוזמן, מה שמעלה את סיכויי ההגעה. בנוסף, כאשר נוצר קשר בין המארגנים למוזמנים, נוצרת מעין התחייבות לא כתובה להגעה. אם אדם אישר, הוא ככל הנראה יגיע ואם הוא אישר שהוא לא מגיע, אז ככל הנראה כך יהיה ולפחות אתם תדעו מכך.

המסקנה אם כן בוודאי ברורה לכם - מערכת אישורי הגעה לאירוע אמנם תצריך מכם הוצאה כספית נוספת, אבל בסופו של דבר זה שווה כל שקל ויחסוך לכם בניהול תקציב ההוצאות הכללי של החתונה. אל תחשבו לרגע לוותר על ההוצאה הזאת ולבצע את המשימה בעצמכם, חבל על הזמן והתסכולים שלכם.

כיצד עובדת מערכת אישורי הגעה?

כאמור, מערכת איכותית לניהול אישורי הגעה לאירועים, תהיה זמינה עבורכם לשימוש באינטרנט ובאמצעות אפליקציה ייעודית. בעת התשלום עבור השירות תגלו כי קיימים 2 מסלולים מרכזיים להשגת אישורי ההגעה:

• שליחת SMS – במסלול זה המוזמן מקבל הודעת SMS עם קישור לדף האירוע שלכם(שאותו המערכת יוצרת באופן אוטומטי על-בסיס הנתונים שלכם), שלאחריו הוא נשאל האם הוא מגיע או לא מגיע לחתונה והאם הוא מגיע עם אנשים נוספים. ספקית מערכת אישורי הגעה איכותית תשיג לכם אחוז היענות גבוה למדי, אך כמובן שתמיד יהיו אורחים שישכחו להגיב להודעות או שלא ישימו לב אליהן (בעיקר מבוגרים), ועל כן קיים גם מסלול נוסף - זה הטלפוני.
• שליחת SMS ושיחה טלפונית – בנוסף למסלול הקודם, כאן נציגי החברה פונים טלפונית למוזמנים שטרם ענו להודעת ה-SMS שנשלחה לאיהם, שואלים את השאלות הנדרשות ומעדכנים את הנתונים בזמן אמת דרך המערכת. היתרון של ביצוע אישורי הגעה לחתונה בדרך זו טמון בעובדה שאופציה זו גורמת להזדהות רגשית גדולה יותר של המוזמנים עם האירוע ובעלי והשמחה, כך שהתשובות שמתקבלות נחשבות לאמינות יותר.

ספקית איכותית תאפשר לכם לבחור בין 2 סוגי המסלולים ואף במסלול שמשלב בין השניים. בנוסף קיימת אופציה לשלוח הודעות תזכורת ביום האירוע(או במועד שתרצו) ואפילו הודעות תודה לאחר האירוע.

האישורים מתחילים להגיע – ומה עכשיו?

מערכת אישורי הגעה מתקדמת היא מערכת עצמאית לחלוטין. אתם למעשה אלה שבוחרים מתי לשגר את ההודעות ולמי, הכל מתעדכן בזמן אמת (למשל, אורח שאישר הגעה או דחה את ההזמנה – מייד תראו זאת במערכת דרך האתר או האפליקציה), תוכלו לייצא את כל הנתונים לקובץ אקסל מסודר בלחיצת כפתור פשוטה, ובסופו של דבר להיות תמיד עם האצבע על הדופק (ניתן להתחבר למערכת בכל זמן ומכל מקום) באשר למספר האורחים שעתידים לבוא לאירוע שלכם.  

האם לכל סוגי האירועים המערכת מתאימה?

כמובן שכן, ותוכלו לבחור במסלול ההתקשרות המתאים לכם כתלות בתקציב ומספר האורחים שלכם. בגדול ניתן לומר כי אם מדובר באירוע קטן, ניתן להסתפק בהודעות בלבד, ואילו באירוע גדול יותר, בהחלט כדאי לכם להשתמש במסלול המשולב ולקבל אישורי הגעה טלפוניים בנוסף. באיזה מסלול שלא תבחרו – רק תרוויחו מכך.