קונפטי תהפוך את ארגון האירוע לחגיגה כשלעצמה
בלונים בצבעים סגול וורוד בתקרה

אישורי הגעה – מדוע זה חשוב?

חוגגים אירוע? מזל טוב! בתור בעלי השמחה, וודאי כבר גילתם שכדי לחגוג אירוע נדרש הרבה יותר מלבחור מוסיקה, אוכל ושמלה יפה. עליכם לבחור מקום מבין אולמות אירועים רחבי ידיים או גני אירועים אלגנטיים;  יש לבחור חברת קייטרינג או דוכני מזון;  לסדר מקומות ישיבה; לבחור די ג'י או להקה;  לבחור שמלה וחליפה, נעליים חדשות, תכשיטים ואיפור; מעוניינים במכונת עשן? פסלי קרח? בלונים מלאים בקונפטי? יש לבצע הזמנות מראש; צריך לבחור צלם לאירוע ומפעילי אטרקציות שונות והרשימה עוד ארוכה.

אחד הפתרונות השימושיים שהתגלה בשנים האחרונות, הוא אישור הגעה לאירועים. האישורים מספקים לחוגגים שקט ושלווה ועוזרים לחסוך לא מעט כסף. במאמר הבא תגלו מהם אישורי הגעה לאירוע, מדוע הם חשובים, כיצד הם חוסכים לכם כסף ועוד.

אישורי הגעה לאירועים – מה זה?

אישור הגעה משמשים את חוגגי האירוע כדי לקבל תמונה כוללת על מספר המוזמנים, אשר מתכוונים להגיע בפועל לאירוע. כיום, קיימות שתי דרכים עיקריות לאישור הגעה, אשר מוצעות לחוגגי האירוע ע"י חברות האירועים השונות: טלפונית או באמצעות הודעת SMS. חברה עשויה להציע שירות טלפוני בלבד, שירות הודעות בלבד או את שניהם יחד:

  • אישור הגעה באמצעות הודעת SMS – מדובר בפעולה פשוטה מאוד, הכוללת שליחת הודעה זהה למספר רב של מוזמנים. ההודעה מכילה לרוב לינק, אשר מקשר את המוזמן לאתר בו הוא יכול לסמן "מגיע", "לא מגיע" או "אולי" וכמויות.

היתרון העיקרי בדרך זו הוא הקלות, המהירות והפשטות; ההודעה האוטומטית נשלחת בתוך מספר שניות ללא מאמץ, טרחה או הוצאה כספית גדולה. בנוסף, ההודעה פשוטה לתפעול, כך שכמעט כל מוזמן יכול להיכנס ללינק ולאשר את הגעתו (או לא לאשר).

החיסרון בשליחת הודעת SMS הוא שאנשים רבים עשויים להתעלם ממנה; ההודעה נשלחת ממספר לא ידוע ומכילה לינק, כך שאנשים רבים עשויים לסווג אותה כ"זבל", להתעלם ממנה ואף למחוק אותה. גם אם המוזמן קרא את ההודעה והבין את משמעותה, הוא עדיין עשוי להתעלם ממנה מפני שהוא אינו בטוח בתשובתו או שאינו יודע איך לענות (בעיקר אנשים מבוגרים). בנוסף, קיימים אנשים מהאסכולה הישנה, אשר לא מחשיבים הודעת SMS כהזמנה רישמית לאירוע ואף עשויים להיעלב.

  • אישור הגעה באמצעות שיחת טלפון – חברות אישורי ההגעה, מציעות לרוב חבילות טלפוניות בגדלים שונים, כך שניתן לבחור את החבילה המכילה את מספר השיחות המתאים ביותר עבורכם ובמידת הצורך לשדרג את החבילה או להוסיף שיחות.

השיחות מתבצעות ע"י מוקדנית היושבת מול רשימת המוזמנים שסיפקתם ומתקשרת לכל מספר לפי הסדר. המוקדנית תציג את עצמה ותשאל האם המוזמן מתכוון להגיע לאירוע שלכם ואם כן כמה אנשים. היא תזכיר את שמכם המלא ואף את שם ההורים שלכם (במידה שסיפקתם את שמותיהם), עבור המוזמנים שאינם מזהים את שימכם אך מכירים את ההורים.

ניתן להתקשר לכל אורח פעם אחת או לבצע מספר סבבים עבור המוזמנים שלא עונים או שהיו בשיחה ממתינה כאשר התקשרו בפעמים הראשונות.

היתרון בשיחות הטלפון הוא המגע האישי ורמת ההיענות. המוזמנים אמנם עשויים להתעלם מהשיחות, אבל בסופו של דבר רובם יענו, כך שניתן לקבל תשובה (שלילית או חיובית) כמעט מכל רשימת המוזמנים שלכם. בנוסף, אנשים רבים אוהבים את ההתעניינות האישית ואת התקשורת עם אדם חי יותר ממכונה, כך שסיכויי המענה עולים פעם נוספת. כמו כן, השיחות הטלפוניות מאפשרות למוזמנים המבוגרים יותר, אשר לא הצליחו לאשר הגעה באמצעות הודעת ה- SMS, לאשר את הגעתם לאירוע – היות והדיבור בטלפון קל ומוכר להם יותר מטלפונים חכמים ולחיצה על קישורים.

השירות הטלפוני אמנם יקר יותר משירות ה- SMS, אך בהתחשב בכסף שאתם עשויים לחסוך בעזרתו, אפשר להגיד שמדובר בהוצאה משתלמת. החיסרון העיקרי בשירות הטלפוני הוא האורחים ה"בעייתיים". מדובר בקומץ אורחים שמייחסים לשיחות הטלפון כהטרדה, צועקים או לא מעוניינים לאשר הגעה. עקב מספרם המועט, כמעט ולא לוקחים חסרון זה בחשבון.

אנו בקונפטי מציעים לכם את חבילת "פרימיום", החבילה המשתלמת ביותר לאישורי הגעה באמצעות SMS וטלפונים.

מדוע מומלץ להשתמש בשירות אישורי הגעה?

לאחר שהבנו את יתרונות כל אחת מדרכי אישור ההגעה, הגיע הזמן להבין מדוע כדאי להשתמש בשירות זה מלכתחילה.

בעבר, כאשר זוג היה מתחתן (לדוגמה), הוא היה שולח הזמנות בדואר והמוזמן היה יכול לסמן "כן" או "לא" ולשלוח בחזרה את ההזמנה עם תשובתו. מיותר לציין שמרבית האנשים לא טרחו לשלוח בחזרה תשובה ונהגו לעדכן את הזוג או את הורי הזוג באופן אישי או פשוט להפתיע ולבוא לחתונה.

לפני מהפכת אישורי ההגעה, כמעט ולא התבצע מעקב כלל על כמות המוזמנים באירוע. רבים יגידו: אז מה? מדוע חשוב לדעת האם כל מוזמן ומוזמן מתכוון להגיע? למה אי אפשר פשוט לצוץ בחתונה ולהפתיע את הזוג כמו פעם?

התשובה לשאלות אלו פשוטה במיוחד: כסף. לחוגגים חשוב לדעת מהי כמות האנשים המדויקת המגיעה לאירוע, מפני שעל סמך אותה כמות הם מבצעים את ההזמנות השונות לאירוע.

בעבר, זוג עשוי היה לשכור אולם המתאים ל- 500 איש עם מספר מנות תואם, אך בפועל היו מגיעים 300 אורחים – זאת אומרת: 200 מנות מיותרות ואולם שהיה יכול להיות קטן וזול יותר.

בעזרת שירות אישורי ההגעה, הזוגות יכולים לקבל תמונת מצב כללית על מספר המוזמנים שמתכוון להגיע לחתונה. רשימת מוזמנים של 800 איש עשויה להצטמצם ל- 600 אורחים שמגיעים בפועל – כמות המשנה לחלוטין את ההחלטה על מקום האירוע, כמות האוכל ועוד. 200 איש שלא מגיעים, היו עשויים לעלות לא מעט כסף, כך ששירות האירועים חסך עבור הזוג מנות מבוטלות ואולם אירועים או גן אירועים גדול יתר על מידה.

לאילו אירועים מתאים השירות?

שירות אישורי ההגעה מתאים לכל סוגי האירועים. כל אירוע הכולל מוזמנים, יפיק תועלת ממידע מקדים על כמות המוזמנים בפועל המגיעה לאירוע. לפניכם רשימת האירועים הפופולריים לשימוש שירות אישורי הגעה:

  • חתונה
  • בר/בת מצווה
  • ברית/ה
  • ימי הולדת
  • ימי נישואים
  • מסיבות גיוס / שחרור
  • חינה
  • מסיבות עובדים
  • כנסים שונים
  • תערוכות סגורות
  • מסיבות רווקים / מסיבות רווקות

אירועים עלולים להפוך להוצאה כספית משמעותית ולכן מומלץ להימנע ממצבים בהם אתם מוציאים כסף על אנשים שלא מתכוונים להגיע לאירוע. אישורי הגעה לאירועים הם הפתרון המושלם כדי לדעת מהי כמות המוזמנים האמיתית שמגיעה לאירוע שלכם, ובכך לבצע את ההחלטות הכספיות הנכונות ולהגיע לחיסכון של אלפי שקלים. השירות פופולארי בכל סוגי האירועים, אם כי אישורי הגעה לחתונות פופולאריים במיוחד. לכן אם גם אתם מתכננים אירוע, אל תשכחו לוודא את כמות המוזמנים שלכם.