קונפטי תהפוך את ארגון האירוע לחגיגה כשלעצמה
שני נרות על שולחן ומדשאות

כיצד לבחור את המקום המושלם לחגוג בו אירוע

בחירת מקום לחגוג בו חתונה (או כל אירוע אחר) היא עניין חשוב: המקום הוא חלק יקר בתקציב, המקום קובע את הטון של האירוע ואפשר להגיד שהוא אחד החלקים היותר חשובים בחתונה. בנוסף, בחירת המקום עשויה להיות לא פשוטה בכלל, כיצד מוצאים מקום שעומד בתקציב, מוצא חן בעיניכם, נוח לאורחים שלכם ופנוי בתאריך שאתם רוצים? (רמז: זה אפשרי).

ראשית: לפני שאתם מבצעים החלטות בנושא המקום, עליכם להכין טיוטת תקציב. אל תחתמו על חוזה עם אולם אירועים או גן אירועים, לא משנה מה המחיר, רק כדי לגלות בהמשך כי אינכם יכולים להרשות לעצמכם את הדי ג'י שרציתם או את שמלת הכלה שחלמת עלייה.

שנית: הכינו גיליון או מחברת, בהם תוכלו לרכז את כל המחקר והרעיונות בנושא מקום לחתונה. בצורה זו תוכלו לבחון את כל המידע בצורה מסודרת ורגועה, מבלי לאבד את שפיותכם. בנוסף, החליטו האם אתם מעוניינים באפשרות של הכול כלול ובופה או שאתם מעדיפים הזמנות לפי תפריט של קייטרינג חיצוני.

החלק המתסכל ביותר של מציאת מקום לאירוע, הוא המחקר המקדים. מקומות האירוע והתמונות באתרים שלהם שונים לחלוטין אחד מהשני, הם מציעים מידע משתנה במקומות משתנים ולפעמים הם לא מספקים מידע כלל, מה שמסבך את החיפוש אפילו יותר. נסו לא לתת לקושי הזה לתסכל אתכם, אם לא מצאתם את המידע שחיפשתם באתר – פשוט שלחו מייל או התקשרו לשאול את כל השאלות שלכם. לפעמים מקומות אירוע מעט קמצנים במידע ברשת, אך אם פונים אליהם באופן אישי – יש להם חבילות שיווק מוכנות לשיתוף, הכוללות את המידע שחיפשתם.

מומלץ לכלול במחברת המחקר שלכם את העמודות הבאות:

  • שם המקום
  • מיקום
  • גודל המקום: וודאו כי יכולת התפוסה של המקום מתאימה לאירוע שלכם. אם אתם מתכננים מסיבת קוקטיילים ולא ארוחה בה צריך לשבת, המרחב יספיק ליותר אנשים.
  • נגישות: אם חשוב לכם.
  • סגנון: אולם אירועים, גן אירועים, מסעדה, יער, מקום היסטורי.
  • מערך: וודאו כי למקום יש את כל המרחב שאתם צריכים מבחינת כל ההיבטים של החתונה (חופה, קבלת פנים, אזור הגשה). לעיתים לא ניתן להבחין בכך עד שמגיעים לביקור במקום.
  • מחיר
  • אתר: מומלץ לשמור את כתובת האתר, על מנת שתוכלו לחזור ולראות תמונות של המקום במידת הצורך.
  • הגבלות: האם באתר מצוינות הגבלות אשר עשויות להשפיע על ההחלטה שלכם (כגון מינימום מוזמנים)?
  • חניה/תחבורה: ציינו בטבלה האם במקום יש חניה בחינם, נגישות לתחבורה ציבורית או דרכי הגעה אחרות.
  • תוספות: בעמודה זו יש לציין את הפריטים הנוספים שמספק המקום, כגון הגברה, תאורה, שירותי בר ועוד.
  • קייטרינג: בדקו האם יש למקום מגבלות על שירות הקייטרינג, כגון חברות מסוימות שיכולות לעבוד במקום או הגשה חיצונית/פנימית בלבד.

כמה זה עולה לכם?

לאחר שסיימתם לבצע את המחקר המקוון הראשוני שלכם ויצרתם רשימה מכובדת של מקומות בהם אתם מתעניינים, מומלץ לחזור לכל מקום ברשימה ולבצע חישוב גס: כמה המקום יעלה לכם? יש לקחת בחשבון את: המחיר בהתחשב בכמות המוזמנים וזמן האירוע (למשל: האם תצטרכו לשלם תוספת על ימים ספציפיים, כמו יום חמישי? או על עונות פופולאריות יותר?), אילו תוספות כלולות במחיר המקום (האם המקום מספק שירותי תאורה והגברה אשר עשויים לחסוך לכם הוצאות נוספות? שירותי בר ועיצוב בסיסי של המקום חוסכים גם הם הוצאות לא מעטות, חניה בחינם חוסכת מכם את הצורך בהסעה מאורגנת וכו')?

שאלות חשובות לבחירת מקום אירוע

  1. האם אני יכול להרשות לעצמי את המקום? חשוב לזכור כי התקציב חשוב מאוד בתחום האירועים, אל תזרו לעצמכם מלח על הפצעים ותשאירו ברשימה אולם חתונות או גן אירועים יקר במיוחד, כאשר אתם יכולים להרשות לעצמכם מקום יחסית זול - מדובר בשבירת לב ובזבוז זמן, מפני שהמקום חורג מן התקציב ואינו אמור להופיע ברשימה שלכם.
  2. האם המקום זמין בתאריך ( חודש או תקופה בשנה) בו אני מעוניין? אולמות וגני אירועים מספקים לרוב תאריכים פנויים רק לאחר פגישה וביקור במקום, לכן מומלץ להיפגש עם המקומות הפוטנציאלים ברשימה (אפילו לראות 2-3 מקומות באותו ערב) ולוודא כי התאריכים בהם אתם מעוניינים אכן פנויים.
  3. האם יכולת התפוסה המקום תואמת את רשימת המוזמנים שלי? בין אם מדובר בחתונה קטנה או בחתונה ענקית עם כל קרובי המשפחה האפשריים, חשוב לוודא כי המקום תואם את כמות המוזמנים שלכם. לעתים, מקומות אירוע מותחים מעט את האמת, על מנת להיראות מושכים יותר בעיני הלקוחות הפוטנציאליים. דרך דיסקרטית לברר את האמת היא לשאול: מהי כמות האורחים המומלצת ביותר למקום זה? רק מפני שאפשר להכניס 300 איש למקום מסוים, לא אומר שכדאי.
  4. האם המרחב של המקום מספק את כל הצרכים שלי? לדוגמה, אם אתם עושים קבלת פנים, חופה, ריקודים וארוחה, כולם באותו מקום, האם קיימים 3 או 4 אזורים נפרדים לכל אירוע? האם יש אזור נפרד לקבלת הפנים, אזור נפרד לרחבת הריקודים וכו'? בנוסף, חשוב לקחת בחשבון את מזג האוויר ולוודא את ההתנהלות במקרה של גשם או תנאי מזג אוויר קיצוניים אחרים.
  5. יש לקחת בחשבון את המיקום. אם המקום נמצא באזור מרוחק יחסית, האם בסדר מבחינתכם לספק אמצעי תחבורה לאורחים אשר אין להם אמצעי להגיע ולחזור? האם מקום מרכזי יחסית יאפשר לאורחים להגיע באמצעות תחבורה ציבורית? אם רוב המוזמנים מגיעים ברכב פרטי, האם יש חניון (בתשלום או חינמי) בסביבת האולם/גן האירועים?
  6. האם למקום יש הגבלות מסוימות בתחום הקייטרינג? לפעמים, מקום האירוע דורש שימוש בחברת הסעדה ספציפית (בדרך כלל יקרה במיוחד – אשר עשויה לסכן את התקציב שלכם). בפעמים אחרות חלמתם תמיד על דוכן צ'יזבורגר בקבלת הפנים שלכם, אך המקום אינו מאפשר שירותי הסעדה לא כשרים או שהוא עשוי לגבות תוספת תשלום.
  7. האם המקום מתאים לאווירה הכללית שלי? מדובר בשאלה מעט מורכבת, היות והיא תלויה בתחושה הפנימית שלכם ובחתונה שתמיד רציתם. אם קיוויתם לחתונה על הים או בטבע – אולם ללא גן פחות יתאים לכם. מומלץ להישאר פתוחים לאפשרויות עד שאתם באים לראות את המקום. אנשים רבים חושבים שהם רוצים דבר אחד ולאחר ביקור במקום אירועים הם משנים לחלוטין את דעתם. בנוסף, זהו השלב בו כדאי להתחיל לחשוב על עיצוב. האם המקום ניראה נפלא ומרשים בצורה טבעית ואינו דורש עיצוב נוסף? או האם מדובר בדף חלק אשר יש להוסיף לו תאורה, פרחים או לשכור את שירותיו של מעצב מקצועי או ספק חיצוני?

לאחר שסיימתם את המחקר המקדים שלכם ומחברת/קלסר החתונה שלכם מושלם, הגיע הזמן להתחיל לצמצם את האפשרויות ולראות מקומות לאירוע!